Zobacz jak zacząć pracę z Task Managerem
Bezpłatne demoWięcej informacji
1. Dodaj działy i stanowiska
Każdy pracownik znajdujący się w systemie Task Manager jest przypisany do konkretnego działu i stanowiska. Podstawowym działem jest “Dział IT” a stanowiskiem, stanowisko “Administratora”.

Aby przypisać użytkowników do właściwych dla nich działów i stanowisk, najpierw musimy je stworzyć.
Dodaj dział
Dodaj działy
Aby dodać działy wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj dział". Następnie pojawi się formularz dzięki któremu dodamy wszystkie działy.

Przy tworzeniu działów należy pamiętać o strukturze organizacyjnej jaka panuje w firmie.

Dla przykładu, działy mogą wyglądać następująco:
  • Dział Marketingu
  • Dział Sprzedaży
  • Dział IT
  • Dział HR
Dodaj stanowisko
Dodaj stanowiska
Aby dodać stanowiska wybieramy z górnego menu "Zaawansowane" opcję "Dodaj stanowisko". Następnie pojawi się formularz dzięki któremu dodamy wszystkie stanowiska.

Przy tworzeniu stanowisk należy pamiętać o strukturze organizacyjnej jaka panuje w firmie.

Przykład struktury działu marketingu:
  • Dyrektor Marketingu
  • Marketing Manager
  • Specjalista ds. Marketingu
  • Graphic Designer
2. Dodaj pracowników
Gdy mamy już wpisane do systemu wszystkie stanowiska, które znajdują się w naszej firmie, następnym krokiem jest dodanie pracowników.
Dodaj pracownika
Dodaj pracownika
Aby dodać pracownika wybieramy z górnego menu  "Zaawansowane" opcję "Dodaj pracownika". Pokaże nam się formularz w którym podajemy podstawowe informacje o danym pracowniku.

Podajemy tu takie informacje jak:
  • Lokalizacja
  • Dział
  • Stanowisko
  • Imię
  • Nazwisko
  • Telefon (pole opcjonalne)
  • Email (służący również jako login)
  • Status użytkownika
Co to jest “Status użytkownika”?
Jest to miejsce gdzie faktycznie przypisujemy rolę jaką dany pracownik spełnia w firmie (w programie).Poniżej znajdują opisy wszystkich statusów.
Status użytkownika - Pracownik
Status: Pracownik
Jest to status przeznaczony dla pracowników "niższego szczebla", i jego funkcja w programie Task Manager zawęża się do realizacji otrzymanych zadań, nadawania im statusów na jakim etapie jest dane zadanie (np. pracuję nad tym), oraz wysyłania i odbierania wiadomości dotyczących danego zadania.
Status użytkownika - Kierownik
Status: Kierownik grupy
Jest to status przeznaczony dla grupy osób sprawujących funkcje kierownicze. Powinny się tu znaleźć wszystkie osoby które przydzielają zadania innym pracownikom. Np. Dyrektor, Manager.

Istotne jest, aby każdy użytkownik ze statusem "Kierownik grupy" miał przypisane podległe mu stanowiska. Dzięki temu dany "Kierownik grupy" będzie mógł kontrolować tylko i wyłącznie przypisane do niego stanowiska.

Na przykład, Manager Marketingu ma przypisane następujące stanowiska którymi zarządza:
  • Specjalista ds. Marketingu
  • Graphic Designer
  • Junior Graphic Designer
Status użytkownika - Administrator
Status: Administrator
Ostatni status użytkownika, kierowany jest do osób zarządzających programem Task Manager. Użytkownicy z tym statusem mogą wykonywać wszystkie czynności dostępne w programie Task Manager i mają pełny dostęp do zgromadzonych w nim informacji. Dlatego ważne jest aby te konto było przydzielane osobom sprawującym faktyczną rolę administracyjną w programie Task Manager.
3. Przydzielaj zadania
Gdy mamy już gotową pełną strukturę organizacyjną w naszej firmie możemy zabrać się do wykorzystania Task Managera w praktyce i przydzielić pracownikom zadania do wykonania. Aby przydzielić zadanie, wybieramy z górnego menu "Przydziel zadanie" opcję "Przydziel zadanie". Pokaże się formularz za pomocą którego w bardzo prosty sposób będziemy mogli wysłać zadania do osób mających je zrealizować.
Przydzielaj zadania
Przydzielając zadanie podajesz:
  • Osobę realizującą zadanie
  • Temat zadania
  • Priorytet
  • Termin realizacji
  • Treść zadania
Dodatkowo możesz:
  • Dodać załączniki
  • Przypisać zadanie do zadania nadrzędnego
  • Przypisać do kategorii
  • Ustawić cykliczne generowanie zadania
Zadania nadrzędne
Zadanie nadrzędne
Zadanie nadrzędne to zadanie do którego możesz przypisać standardowe zadania.

Dzięki temu otrzymasz coś na wzór katalogu w którym mieszczą się pozostałe zadania składowe.

Zadania nadrzędne możesz później pokazać na liście zadań wybierając z listy rozwijanej ”Pokaż zadania nadrzędne” opcję ”Tak”.
4. Lista zadań
Aby obejrzeć zadania, wybieramy z górnego menu opcję "Lista zadań". Jeżeli użytkownik posiada możliwość zlecania zadań innym osobom, może przełączyć widok zadań pomiędzy zadaniami które sam przydzielił a zadaniami które sam realizuje. Dodatkowo listę zadań można dowolnie filtrować dzięki czemu możemy pokazać jedyne te zadania które nas interesują.
Lista zadań
Na liście zadań zobaczysz następujące informacje
  • Kto komu przydzielił zadanie.
  • Temat zadania.
  • Ile dni jest do końca zadania lub ile dni jest po terminie.
  • Status zadania (np. wysłane do akceptacji).
  • Priorytet.
Dodatkowo możesz:
Lista zadań jest tak zaprojektowana, aby rzut oka wystarczył, żeby wiedzieć czy zadanie jest realizowane terminowo albo jaki jest priorytet zadania.
5. Podgląd zadań
Z pozycji podglądu zadania można odczytać treść zadania, uaktualnić status, wysyłać wiadomości, przesyłać załączniki do wszystkich osób zaangażowanych w konkretne zadanie.
Podgląd zadań
W tym miejscu możesz
  1. Zobaczyć pełną treść zadania
  2. Zmienić jego status
  3. Sprawdzić termin realizacji
  4. Wysłać wiadomość do drugiej osoby
  5. Przeczytać wiadomości przypisane zadania
Statusy zadań
Statusy zadań
Każdy pracownik wykonujący zadanie, powinien na bieżąco zmieniać jego statusy, tak aby było wiadomo na jakim etapie się ono znajduje.

Dostępne są cztery statusy:
  • Oczekuje
    Osoba zlecająca przypisała pracownikowi zadanie do wykonania, ale pracownik jeszcze się nim nie zajmuje.
  • Pracuję nad tym
    Oznacza, że dana osoba przyjęła zadanie do realizacji i rozpoczęła nad nim pracę.
  • Wysłane do akceptacji
    Pracownik zrealizował zadanie, a jego wynik przesłał do akceptacji przełożonemu. Nie oznacza to jednocześnie zamknięcia danego zadania.
  • Zakończone
    Przełożony zaakceptował wynik zadania i prace nad nim zostały zakończone.
Wiadomości do zadania
Wysyłanie wiadomości
Task Manager umożliwia wysyłanie wiadomości w obrębie danego zadania do dowolnej osoby. Dzięki temu wszystkie wysłane przez Ciebie wiadomości zawsze dotyczą tematu. Skutkuje to zwiększeniem przejrzystości prowadzonej korespondencji oraz ułatwia pracę.
Wszystkie wiadomości w jednym miejscu
Od dziś koniec z szukaniem wiadomości i zastanawianiem się od kogo przyszła, koniec z wiadomościami, które przeoczyliśmy ze względu na brak tytułu. Dzięki Task Managerowi bez trudu sprawdzisz pełną korespondencję dotyczącą danego zadania. Po wejściu w dane zadanie masz dostęp do archiwum wszystkich wysłanych jak i odebranych wiadomości tyczących tego zadania. Dzięki temu wszystkie istotne informacje związane z zadaniem masz w jednym miejscu.
6. Monitoring zadań
Monitoring zadań umożliwia śledzenie na jakim etapie są nasze zadania lub naszych pracowników. Do dyspozycji mamy możliwość ogólnego monitorowania wszystkich zadań w panelu startowym, gdzie w boksach prezentowane są informacje liczbowe będące swego rodzaju statystyką bieżących zadań.
Monitoring i statystyki zadań
Nie zwlekaj,
wypróbuj bezpłatnie program
do zarządzania zadaniami Task Manager
Wypróbuj za darmo
Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Polityka prywatności. Zamknij